Guía del Usuario de Taskhub HMS

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Módulo de Personal

Cargar Personal por Lotes: Para cargar personal por lotes, haz clic en el botón "Cargar por Lotes". Selecciona el departamento del hotel y el puesto del empleado en los menús desplegables. Luego, elige el archivo para subir y haz clic en "Guardar".

Agregar Personal: Para agregar personal, haz clic en el botón “Agregar” en el módulo de Personal.

NOTA: La fecha del contrato inicial debe ser siempre anterior a la fecha de inicio del empleo. Los Días Disponibles solo se pueden marcar si el miembro del personal tiene días libres permanentes.

Copiar Personal: Para agregar un nuevo miembro del personal con detalles similares, selecciona el perfil del personal que deseas duplicar en el módulo de Personal. Luego, haz clic en el botón “Copiar”.

Editar Personal: Para editar un perfil de personal, ve al módulo de Personal, selecciona el miembro del personal que deseas actualizar y haz clic en el botón “Editar”.

Eliminar Personal: Para eliminar un perfil de personal, ve al módulo de Personal, selecciona al miembro del personal que deseas eliminar y haz clic en el botón “Eliminar”.

Filtrar Personal - Estado: Para filtrar personal por estado, haz clic en el cuadro de estado y selecciona el estado deseado en el menú desplegable.

Filtrar Personal - Departamento: Para filtrar personal por departamento, haz clic en el cuadro de departamento y selecciona el departamento deseado en el menú desplegable.

Filtrar Personal - Posición: Para filtrar personal por posición, haz clic en el cuadro de posición y selecciona la posición deseada en el menú desplegable.

Filtrar Personal - Tipo: Para filtrar personal por tipo, haz clic en el cuadro de Tipo y selecciona el tipo deseado en el menú desplegable.

Buscar Personal: Para buscar un miembro del personal en particular, escribe su nombre o ID de empleado en la barra de búsqueda, y luego haz clic en el botón “Buscar”.

Módulo de Compras

Catálogo de Productos

Los usuarios pueden añadir productos y establecer el tipo de categoría del producto, la unidad de medida y el contenido del paquete.

Para añadir un producto, haz clic en Nuevo.
En Configuración de Categoría, selecciona el tipo de categoría y establece el Tipo de Categoría en 1.
En Configuración de Producto, ingresa el Nombre del Producto, establece el Tipo de Producto en "a" y establece la Garantía en 0.
En Configuración de UOM (Unidad de Medida), selecciona la unidad de medida aplicable para el producto.
Para los paquetes de producto, especifica cuántos artículos se incluyen en un solo paquete del producto en el campo Contenido del Paquete de Compras.
Establece la tasa de conversión de la tienda en 0.
Haz clic en Guardar.

Una vez añadido el producto maestro, ve a Detalles del Productos y selecciona el producto creado para añadir más detalles.

Detalles del Catálogo de Productos

Un listado completo de todos los artículos de compra, incluyendo información esencial como nombre del artículo, descripción, precio y otros detalles relevantes. Los usuarios pueden agregar, editar o eliminar artículos dentro de este módulo.

Borrador de Compra

En el módulo de Borrador de Compra, los usuarios pueden crear y guardar borradores de órdenes de compra antes de finalizarlas. Esta función permite revisar y modificar para asegurar precisión y efectividad. Los usuarios pueden agregar artículos, ajustar cantidades y hacer cualquier cambio necesario antes de enviar el borrador para aprobación.

Crear Orden de Compra

Para crear una Orden de Compra, haz clic en el botón “Nuevo”.
Rellena los campos relevantes.
Selecciona los artículos a agregar.
Haz clic en “Enviar”.

Centro de Aprobación

En el Centro de Aprobación se revisan y aprueban las órdenes de compra. Los gerentes y el personal autorizado pueden revisar borradores de órdenes de compra, verificar su precisión y asegurar el cumplimiento con las restricciones presupuestarias antes de dar su aprobación.

Aprobar/Rechazar Solicitud de Compra

Para aprobar o rechazar una solicitud de compra, ve al Centro de Aprobación.
Selecciona el borrador de compra.
Haz clic en “Aprobar” o “Rechazar”.

Órdenes de Compra

El módulo de Órdenes de Compra gestiona todas las órdenes de compra finalizadas. Los usuarios pueden ver información detallada sobre cada orden, incluyendo la fecha de la orden, artículos ordenados, cantidades, precios e información del proveedor. Este módulo también permite rastrear el estado de las órdenes desde la creación hasta la realización, asegurando transparencia y gestión eficiente de órdenes.

Enviar Orden de Compra al Departamento de Compras

Para enviar órdenes de compra por correo electrónico, ve al módulo de Órdenes de Compra.
Selecciona las órdenes de compra.
Haz clic en el botón “Enviar por Correo Electrónico”.

Nota: Es importante proporcionarnos la dirección de correo electrónico del departamento de compras al que se enviarán las órdenes.

Historial de Órdenes de Compra

El módulo de Historial de Órdenes de Compra proporciona un registro completo de todas las transacciones de compra anteriores. Los usuarios pueden buscar y revisar órdenes de compra anteriores, aprobaciones y borradores.

Nueva Categoría de Deducción en sistema de compras

Al crear una orden de compra, los usuarios ahora pueden seleccionar una "Categoría de Deducción" para contabilizar las discrepancias entre los artículos pedidos y los recibidos. Los artículos bajo la Categoría de Deducción tienen un coste unitario negativo, lo que permite a los usuarios especificar la cantidad de productos no recibidos en otra orden de compra. Este ajuste ayuda a equilibrar el coste basado en los artículos realmente recibidos en comparación con el pedido inicial.

Módulo de Configuración

Configuración de la Organización

Aquí es donde los usuarios pueden gestionar configuraciones y detalles organizacionales.

Organigrama y Permisos

Los usuarios pueden agregar y editar departamentos, actualizar detalles del hotel, agregar, modificar o eliminar usuarios y departamentos, y ajustar los permisos de los usuarios.

Configuración de Lavandería

Aquí es donde los usuarios pueden agregar, editar y eliminar artículos de lavandería.

Cargar Artículos de Lavandería por Lotes: Carga varios artículos de lavandería a la vez subiendo un archivo que contenga los detalles necesarios de los artículos:

Ve al Módulo de Configuración.
Bajo la pestaña de Configuración, haz clic en Lavandería.
En el lado derecho, haz clic en el botón "Cargar por Lotes".
Selecciona el archivo para subir.
Haz clic en Enviar.

Registro de Entregas de Lavandería

Ver Albaranes de Lavandería: Ver albaranes de lavandería por semana, mes o año. Para verificar los detalles de un albarán en específico, selecciona uno y haz clic en el botón “Ver”.

Cargar Notas de Lavandería

Esta función permite a los usuarios cargar notas de lavandería en lotes.

Carga las notas de lavandería en formato PDF haciendo clic en el botón de Cargar.
Selecciona el archivo PDF.
Haz clic en el botón Guardar.
Espera a que el proceso de extracción se complete.
Una vez que los artículos procesados se muestren, puedes editar o guardar la nota.

Nota: El archivo PDF de la nota de lavandería debe tener la misma orientación en todas las páginas antes de cargarlo, no debe exceder los 20 MB y tener no más de 5 páginas. Se recomienda que la empresa de lavandería o el proveedor externo suministre este PDF y lo cargue utilizando el Portal del Proveedor o lo envíe por correo electrónico para que el usuario pueda cargarlo directamente.

Agregar Albaranes de Lavandería: Para agregar una nota de lavandería, haz clic en el botón “Agregar”, completa los campos requeridos y luego haz clic en “Guardar”.

Editar Albaranes de Lavandería: Para editar un albarán de lavandería, selecciona el albarán que deseas modificar y haz clic en el botón “Editar”.

Eliminar Albaranes de Lavandería: Para eliminar un albarán de lavandería, selecciona los albaranes que deseas eliminar y haz clic en el botón “Eliminar”.

Estado de las Notas de Entrega de Lavandería: Esta función permite a los usuarios rastrear el estado de las notas de entrega de lavandería subidas por los proveedores a través del Portal del Proveedor. Proporciona actualizaciones en tiempo real que indican si una nota es Nueva o Completada.

Horario

Ver Horario: Para ver el horario, haz clic en el campo de fecha arriba para seleccionar la fecha de inicio deseada, luego haz clic en el botón “Buscar”.

Búsqueda en el Registro por Nombre del Personal e ID del Personal: Esta nueva función facilita la localización de miembros específicos del personal dentro del registro. Los usuarios pueden buscar en el registro ingresando el nombre del personal o el ID del personal en la barra de búsqueda en la parte superior del Módulo de Registro.

Editar Turno: Para editar el turno diario del personal, presiona Ctrl + clic izquierdo en el día elegido y luego haz clic en “Editar”. Aparecerá una ventana emergente; selecciona el turno deseado y haz clic en “Guardar”.

Cargar Ausencias por Lotes en el Horario: Esta función permite a los usuarios cargar múltiples registros de ausencia de personal a la vez. Prepara el archivo con los detalles de la ausencia del personal, incluyendo el ID del empleado, el tipo de ausencia, la fecha de inicio y la fecha de finalización.

Ve al Módulo de Estadísticas del Horario.
Haz clic en el botón de Cargar Ausencias por Lote.
Selecciona el archivo para cargar.
Haz clic en Guardar.

NOTA: Solo se permiten ciertos cambios. Por favor, consulta la matriz a continuación para más detalles.

Imprimir Horario: Esta función permite a los usuarios exportar el horario como un PDF para impresión local y solo se puede usar para vistas semanales o mensuales. La impresión para un rango de fechas personalizado no es posible.

Para imprimir el horario, haz clic en el botón “Imprimir”.
Una vez completado, se descargará un documento PDF.

Agregar Licencia

Para agregar licencia, selecciona al miembro del personal que tomará la licencia presionando Ctrl + clic.
Haz clic en el botón “Agregar Licencia”. Aparecerá una ventana emergente que permitirá al usuario llenar los detalles de la licencia.
Selecciona el tipo de licencia y establece las fechas de inicio y fin.
Haz clic en “Guardar” para agregar el registro de licencia en el sistema.

Reprogramación Individual

Para realizar cambios en un perfil de personal específico, utiliza la opción de Reprogramación Individual para actualizar el horario de ese empleado sin afectar a los demás.

Selecciona un nombre de usuario dentro del horario utilizando Ctrl + clic.
Luego, haz clic en el botón Reprogramación Individual para que los cambios surtan efecto.

Calendario

Ver Calendario: El calendario ofrece tres opciones de visualización: Anual, Mensual y Semanal.

Opciones de Filtro: Puedes filtrar la vista usando estos íconos. Los íconos representan los siguientes roles en este orden: Coordinador, Supervisor, Gobernanta, Subgobernanta, Subgobernanta de Áreas Públicas, Camarera de pisos, y Camarera de Áreas Públicas.

Reprogramar Calendario: Instancias como agregar o eliminar un miembro del personal del grupo requerirán que el horario sea reprogramado para reflejar los cambios y asegurar que el nuevo personal sea agregado o eliminado del horario en consecuencia.

NOTA: La reprogramación afectará todos los meses futuros del horario. Solo reprograma el calendario si se carga un informe de pronóstico de ocupación actualizado en el sistema (consulta la sección del Módulo de Carga de Pronóstico de Ocupación).

Agregar día Festivo

Para agregar un Día Festivo, haz clic en el botón Agregar Día Festivo.
Rellena los campos necesarios, especialmente las fechas de inicio y fin.
Haz clic en Guardar.

Crear Horario

Para crear un nuevo horario, haz clic en el ícono +.
Especifica la fecha de inicio, la fecha de fin y los Créditos Promedio Diarios/Habitaciones.
Haz clic en Guardar. El sistema cargará y creará el horario para el período indicado.

Falta de Personal

Los botones rojos indican una escasez de un tipo específico de personal para ese día. Los usuarios pueden hacer clic en estos botones para abrir la Interfaz de Falta de Personal.

Para intercambiar horarios de personal, presiona Ctrl + clic en un par de días de personal.
Haz clic en el botón Intercambiar.
Para cambiar un estado de OFF/FD a On Duty, presiona Ctrl + clic en la celda para seleccionarla.
Haz clic en el botón On Duty.
Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.

Exceso de Personal

Los botones amarillos indican un exceso de un tipo específico de personal para ese día. Los usuarios pueden hacer clic en estos botones para abrir la Interfaz de Exceso de Personal.

Selecciona el miembro del personal al que deseas asignar un día libre.
Elige el botón de opción correspondiente al tipo de licencia que deseas que el personal utilice. Esta interfaz también muestra el saldo restante de cada tipo de licencia para cada miembro del personal.
Para guardar los cambios, haz clic en 'Activar'.

NOTA: La interfaz de Exceso solo mostrará una lista de personal que esté bajo la misma categoría.

Cuadro de Pérdidas y Ganancias

Coste Laboral: Muestra todos los KPIs relacionados con el coste de mano de obra.

Coste de Lavandería: Muestra todos los KPIs relacionados con el coste de lavandería.

Coste de Compras: Muestra todos los KPIs relacionados con el coste de compras.

Pérdidas y Ganancias: Muestra todos los KPIs relacionados con Pérdidas y Ganancias.

Subir Informes de Ocupación

Subir Informe de Ocupación

Para subir el informe 'history_forecast' desde tu PMS de hotel, ve al módulo de Subir Pronóstico de Ocupación y haz clic en el botón Cargar.
Selecciona el archivo y luego haz clic en Guardar.

Subir Informe de Arrastre Diario

Para subir el informe, navega a Cargar Previsión de Habitaciones.
Haz clic en el botón Subir Pronóstico de Ocupación.
Haz clic en Subir Informe de Arrastre.
Selecciona el archivo y luego haz clic en "Cargar”.

NOTA: Ambos archivos deben estar en formato CSV y generados como DELIMITED DATA desde el PMS del hotel.

Gestión de Festivos

Sincronizar Festivos: Ve al Módulo de Gestión de Festivos y haz clic en el botón de Sincronización para sincronizar los festivos del personal. Además, en este módulo, puedes ver el resumen de todos los saldos de festivos del personal.

NOTA: Es importante tener en cuenta que la sincronización automática de datos tarda al menos 1 hora después de realizar cambios. Si todos los registros de permisos comienzan desde cero, no es necesario configurar nada. Sin embargo, si hay datos históricos, debes configurar los registros iniciales con antelación.